Решение доверяйте экспертам

Частые вопросы при автоматизации делопроизводства

Организационные вопросы

  • Каким образом можно отслеживать передачу документов?

Контроль передачи бумажной копии документов с помощью "Журнала передачи" (преимущество перед типовыми решениями).

  • Как можно ограничить доступ к документу?

В Системе права доступа определяются ролевой специализацией и периметром ее действия, также предусмотрено предоставление доступа в виде исключения/по требованию.

  • Как отслеживать выполнение поручений?

Поставив документ/поручение на контроль Система позволяет мониторить все события, которые происходят с документом, также существуют различные отчеты: отчет по поставленным задачам и др. (преимущество перед типовыми решениями).

  • Как можно проконтролировать процесс согласования, в случае высокой срочности?

Система располагает возможностью визуального контроля, контроля по статусам обработки документа, возможностью формировать различные отчеты, авто-уведомлений руководителя о нарушении срока согласования (преимущество перед типовыми решениями).

  • Как ознакомить большое количество сотрудников с документами?

В Системе существует возможность группового ознакомления по соответствующим спискам с последующим формированием отчета ознакомления (преимущество перед типовыми решениями).

  • Как сократить время, затрачиваемое на процесс контроля исполнения приказов, протоколов, резолюций?

В Системе предусмотрены специальные отчеты и мониторинг всех процессов, что происходят по документу .

  • Как возможно поддержать исполнительскую дисциплину в части выполнения задач?

В Системе предусмотрена обратная связь исполнителя с непосредственным руководителем, в случае нарушения сроков руководителю направляется уведомление о нарушении сроков (преимущество перед типовыми решениями).

  • Где и как в системе хранение документы?

Мы рекомендуем классифицировать документопотоки с учетом номенклатуры дел и структуры организации. Для быстрых настроек Система содержит специальные (детализированные) справочники номенклатур дел. При регистрации документа вх, исх, вн документ автоматически сохраняется в соответствующем деле/томе (преимущество перед типовыми решениями).

Поддержка компетенции пользователей

  • Как передавать задачи при увольнении, перемещении сотрудника?

Для помощи передачи дел/задач в Системе предусмотрена специальная процедура, позволяющая все задачи передать другим сотрудникам и если необходимо в последствии вернуть обратно (преимущество перед типовыми решениями).

  • Как возможно сократить период вхождения в должность, получение знаниями новым сотрудником?

Для целей помощи в освоении Системы мы предлагаем краткие видео инструкции, руководство пользователя. Для передачи дел возможно использовать специальную процедуру (преимущество нашего внедрения).

  • Для ряда документов количество реквизитов должно быть существенно меньше, как можно скорректировать их состав на форме карточки?

Количество реквизитов на форме определяется на этапе настройки. В Системе существует конструктор форм, позволяющий построить специальную форму любого документа (преимущество перед типовыми решениями).


ИБР: Документооборот