Решение доверяйте экспертам

Частые вопросы при автоматизации договорного учета

Организационные вопросы

  • Каким образом можно контролировать порядок согласования, сроки и исполнителей?

В Системе предусмотрен механизм маршрутизации позволяющий гибко изменять порядок согласования, который может зависеть от практически любого параметра: вида договора, суммы, контрагента, размера аванса, исполнителя по договору, статьи бюджета и т.д. Существуют также дополнительные возможности по уведомлению пользователя о плановых и фактических событиях по договору. В случае нарушения сроков в Системе предусмотрены механизмы контроля (преимущество перед типовыми решениями).

  • Как исключить потери внесенных замечаний в тексте договора?

Система сохраняет историю формирования версий, вложенных файлов, порядка согласования и прочих событий. Возможно предусмотреть отдельную задачу проверки всех внесенных изменений в договор.

  • Каким образом регулируется доступ к договору?

Разграничение прав доступа к договорам обеспечивается за счет ролевых специализаций и периметра их действия.

  • Как реализована задача согласования частных не типовых условий договора?

Управление согласованием частных случаев условий осуществляется при помощи произвольных сценариев согласования, внутренней переписки по договору.

  • Что можно сделать в случае если часть реквизитов в карточке договора избыточна?

Количество заполняемых реквизитов определяется при настройке Системы, дополнительно могут быть установлены обязательные к заполнению поля (преимущество перед типовыми решениями).

Поддержка компетенции пользователей

  • Каким образом возможно поддерживать знания сотрудников о Системе?

Пользователям Системы возможно предоставить видео-инструкции продолжительностью 2-3 минуты, описывающие создание договора, планирование поставок, платежей, процесс согласования и т. д. (преимущество нашей практики внедрения)

  • Каков уровень сложности при создании маршрутизации?

Формирование маршрута не требует специальных знаний разработчика 1С, но достаточно опыта работы с блок-схемами. Весь объем настроек вынесен в пользовательский режим, что позволяет оперативно изменять/создавать маршруты (преимущество перед типовыми решениями).

  • Как можно быстро познакомиться с основными данными по договору?

В Системе предусмотрен механизм быстрого доступа для просмотра основных и дополнительных свойств договора (преимущество перед типовыми решениями).

Поиск документов и ответственных сотрудников по договору

  • Как осуществить поиск договора и документов, связанных с договором?

Поиск осуществляется по известным реквизитам: контрагенту, исполнителю, виду, дате подписания, согласования и т. д. В Системе ведется электронный архив документов согласно номенклатуре дел (преимущество перед типовыми решениями).

  • Как отслеживаются исполнитель и другие ответственные сотрудники по договору?

Система позволяет отследить ответственных сотрудников, в том числе предусмотрена автоматизированная процедура замены исполнителя, куратора договора (преимущество перед типовыми решениями).

  • Как можно заменить ответственных по договору, дополнительному соглашению, исполняемым задачам по договору?

В Системе предусмотрена регламентная процедура прямого и обратного переноса задач с сотрудника (преимущество перед типовыми решениями).

  • Как отслеживаются бумажные копии документов?

Для целей контроля бумажных копий предусмотрена дополнительная возможность их учета в виде "журнала передачи".

  • Существует ли возможность отследить связь между договором, дополнительными соглашениями, связанными договорами?

Связь между договорами/дополнительными соглашения устанавливается автоматически и отражается на вкладке связанные договоры в виде ссылок (преимущество перед типовыми решениями).

  • Как найти ответственных, согласовавших договор?

При согласовании договора Система автоматически формирует лист согласования, в который заносит соответствующие визы и даты согласования. Данная форма может быть распечатана и приложена к печатной форме договора (преимущество перед типовыми решениями).

Учет не типовых ситуаций

  • Возможно ли заключение многосторонних договоров?

Системой предусмотрена возможность заключения многосторонних договоров с возможностью переноса обязательств между сторонами (преимущество перед типовыми решениями).

  • Возможно ли заключение мультивалютных договоров?

Системой предусмотрена возможность заключения мультивалютных договоров с возможностью контроля лимитов по отдельным валютам, статьям бюджета (преимущество перед типовыми решениями).

Исполнение договора

  • Возможно ли произвести перенос долга с договора на договор, с договора на доп. соглашение, произвести взаимозачет?

В Системе предусмотрен механизма переноса обязательств (долга, взаимозачет) (преимущество перед типовыми решениями).

  • Как формируется взаимосвязь между договором, оплатой и фактом выполнения?

Учет взаимосвязи платежей и выполненных работ формируется автоматически в рамках конкретного договора. Связь в части фактических данных между ИБР: Документооборот КОРП и учетной системой устанавливается программно (преимущество перед типовыми решениями).

  • Каким образом можно предупредить выполнение пунктов договора?

В Системе предусмотрена возможность уведомлений по событиям договора (преимущество перед типовыми решениями).

  • Как можно отследить "плохих" контрагентов, Дебиторскую/Кредиторскую задолженность?

В Системе возможна настройка по уведомлению о подходящих сроках оплат или просрочке оплат контрагентом, группы контрагентов с присвоением признака "плохой" контрагент, а также отчеты о кредиторской и дебиторской задолженности (преимущество перед типовыми решениями).

Страница решения: ИБР: Документооборот